Hacer más con menos se ha convertido en la mantra del Siglo XXI. Los excesos colectivos han hecho cada vez más aparente el daño a los recursos que necesitamos para sobrevivir; al mismo tiempo las demandas en los individuos para realizar un sinfín de actividades simultaneas y absorber información excede las capacidades de muchos, tal vez de todos. Han surgido por lo tanto, una plétora de enfoques dirigidos hacia la eficiencia. Por ejemplo, la manufactura esbelta (The Lean Manufacturing Pocket Handbook) ha tenido tanto éxito que ya es parte del problema y hasta se aplica al desarrollo personal (El camino del Kaizen: Un pequeño paso puede cambiar tu vida. (Spanish Edition)).
Lean manufacturing (‘producción ajustada’, ‘manufactura esbelta’, ‘producción limpia’ o ‘producción sin desperdicios’)1 es un modelo de gestión enfocado a la creación de flujo para poder entregar el máximo valor para los clientes, utilizando para ello los mínimos recursos necesarios: es decir ajustados (lean en inglés).
La creación de flujo se focaliza en la reducción de los ocho tipos de “desperdicios” en productos manufacturados:
- sobre-producción
- tiempo de espera
- transporte
- exceso de procesados
- inventario
- movimientos
- defectos
- potencial humano subutilizado
Eliminando el despilfarro, mejora la calidad y se reducen el tiempo de producción y el costo. Las herramientas lean (en inglés, ‘ágil’, ‘esbelto’ o ‘sin grasa’) incluyen procesos continuos de análisis (llamadas kaizen en japonés), producción pull (‘disuasión e incentivo’, en el sentido del término japonés kanban), y elementos y procesos «a prueba de fallos» (poka yoke, en japonés), todo desde el genba japonés o área de valor.
Un aspecto crucial es que la mayoría de los costes se calculan en la etapa de diseño de un producto. A menudo un ingeniero especificará materiales y procesos conocidos y seguros a expensas de otros baratos y eficientes. Esto reduce los riesgos del proyecto, o lo que es lo mismo, el coste según el ingeniero, pero a base de aumentar los riesgos financieros y disminuir los beneficios. Las buenas organizaciones desarrollan y repasan listas de verificación para validar el diseño del producto.
Los principios clave del lean manufacturing son:
- Calidad perfecta a la primera: búsqueda de cero defectos, detección y solución de los problemas en su origen.
- Minimización del despilfarro: eliminación de todas las actividades que no son de valor añadido y redes de seguridad, optimización del uso de los recursos escasos (capital, gente y espacio).
- Mejora continua: reducción de costes, mejora de la calidad, aumento de la productividad y compartir la información.
- Procesos “pull”: los productos son tirados (en el sentido de solicitados) por el cliente final, no empujados por el final de la producción.
- Flexibilidad: producir rápidamente diferentes mezclas de gran variedad de productos, sin sacrificar la eficiencia debido a volúmenes menores de producción.
- Construcción y mantenimiento de una relación a largo plazo con los proveedores tomando acuerdos para compartir el riesgo, los costes y la información.
Lean es básicamente todo lo concerniente a obtener las cosas correctas en el lugar correcto, en el momento correcto, en la cantidad correcta, minimizando el despilfarro, siendo flexible y estando abierto al cambio.
Un enfoque para enfrentar la crisis del mucho que hacer con pocos recursos es la analogía de las arenas movedizas. Cuando quedas atrapado en un pozo de arenas movedizas la mejor táctica es dejar de moverse, buscar un punto de apoyo, cantearse hacia la orilla, esperar que la providencia o un buen samaritano no ofrezca un palo para jálanos fuera del pozo.
Es decir, enfocarse en lo importante y descartar lo trivial. Un ejemplo ilustrativo de esta situación es el caso de un ex ejecutivo de Day-Timer (una empresa que hace planificadores diarios y otras herramientas organizacionales) que fundo Mission Control, una empresa que se especializa en predicar contra las listas interminables de tareas pendientes, para las cuales nunca se tendrá tiempo de cumplir.
El trabajar en modo multitareas es un inhibidor de la productividad. Se debe aprender a enfocarse en las grandes preocupaciones o acontecimientos de verdadero significado en la vida, como el mantener un trabajo o mantener a los amigos cercanos. Luego tales asuntos deben ser incluidos todos los días, los cuales no están divididos por horas sino por ad hocs. Es decir no medir las actividades en tiempo asignado, sino en metas logradas y concentrarse en lo importante. Solo se puede hacer lo que se puede hacer y por lo tanto hacer lo importante primero y lo secundario cuando lo importante esta terminado. Otras actividades, como cambiar el aceite del automóvil, deben situarse en otras listas. Para ello existen las tareas de “no hacer ahora” o las de “no hacer nunca”.
Referencias
http://www.monografias.com/trabajos-pdf/lean-vagos-trabajando/lean-vagos-trabajando.shtml
Improve Sales Productivity Results Using Outlook
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Managing Everything: Outlook Productivity Tips and Techniques for Administrative Assistants by Mission Control
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Managing Meetings that Produce Results from Microsoft Outlook and Windows SharePoint Services
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Increasing Project Team Productivity using Microsoft SharePoint
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Using Microsoft Outlook to Eliminate E-mail Overwhelm
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Scheduling for Increased Productivity and Results with Outlook.
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Executive Administrative Assistants Schedule for Productivity with Microsoft® Outlook® 2003 and Mission Control
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http://www.innatia.com/s/c-coaching/a-como-rendir-mas-con-menos.html
Manufactura Esbelta – Monografías.com
Manufactura Esbelta – ¿Qué es la Manufactura Esbelta? – Wikilearning
Manufactura Esbelta – Ingeniería Industrial – Concepto y Definición